全电发票开票试点再扩大,企业如何应对新时期发票管理挑战?

发表时间:2023-02-13 16:21

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近日,青岛、大连、陕西、天津、重庆等5个省(市、自治区)税务局相继发布《关于开展全面数字化的电子发票试点工作》的公告,宣布自2023年1月28日起,开展全面数字化的电子发票(简称全电发票)开票试点工作。此次试点,是继去年全电发票受票试点在全国全面铺开以来,全电发票开票试点范围的又一次扩大。


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至此,全电发票开票方试点地方已拓展至广东(不含深圳)、上海、内蒙古、四川、厦门、青岛、陕西、重庆、天津和大连共计10省市。


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全电发票时代企业发票管理挑战


与传统电子发票相比,全电发票具有去介质、去版式、赋码制、授信制、要度化、标签化等特点,其领用、开具等操作更加方便快捷,完全无需依托任何税控设备,且不需要申请领用,所有票据相关操作都可在电子发票服务平台“一站式”完成。全电发票的推广使用,给企业带来了高效、便捷、灵活的发票开具与交付体验,但也对企业的发票管理提出更高要求。


发票开票:销售信息复杂繁多,销售修改、拆分等情况多而繁琐,财务人员开票工作量大,影响企业销售结算的进度,需要考虑如何满足企业更加自动、灵活、高效的发票开具需求;


发票采集:全电发票作为新票据类型,需考虑如何采集并提取发票中的结构化信息,使其能够在信息系统中实现查验、报销、认证及归档;


发票认证:财务人员需对全电票进项勾选、抵扣、入账甚至进项税转出的工作,纯手工登记、比对发票易出错且效率低,需考虑如何高效完成;


发票归档:企业收到全电发票后,纸质打印将无法解决对发票信息数据的快速采集、关联、保存等工作,传统的发票管理流程难以匹配全电发票的管理方式,还将为企业带来不必要的税务风险,企业需要重构与优化面向全电发票的报账核算归档新流程。


中兴新云全电发票进销项一体化解决方案


面对以上全电发票管理困境,企业需要更精细化的发票管理系统,释放人力物力、降低成本、提高效率,降低增值税控管理隐患。中兴新云从企业发票管理的痛难点出发,推出全电发票进销项一体化解决方案,帮助企业构建自动化、智能化的电子发票管理新模式。


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▲ 全电发票进销项一体化解决方案


全电发票进销项一体化解决方案通过票联系统、费用报销系统、业务报账系统、发票池、进项发票认证系统、销项发票管理系统、电子档案系统等多系统集成,打通业财税数据线上通道,并利用自动化、智能化技术,帮助企业实现全电发票从开具、采集、查验、认证到归档的全生命周期高效管理。


全电发票开具


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▲ 全电发票开票申请


企业开具全电发票无需使用税控设备,也不需要办理票种核定和发票领购,根据税务机关基于纳税人风险程度、纳税信用级别、实际经营情况等因素确定的开具金额额度,使用全国统一的电子发票服务平台即可开票。


中兴新云 FOL 销项发票管理系统支持全电发票开票。系统与前端销售系统、ERP 系统进行联通,在业务人员提交开票申请后直接获取对应的销售订单等业务信息,并进行检验、修改、拆分、合并等处理,形成待开票数据。销项发票管理系统可基于待开票数据,进行发票拆分合并等操作,对接税局完成开票,并交付至授票方电子发票服务平台税务数字账户,也可通过电子邮件等方式自行交付。


全电发票采集


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▲ 全电发票采集


全电发票时代,企业需要更全面、便捷的采集渠道与手段获取各票种及不同形式的发票结构化数据,提升员工报销体验。中兴新云及时响应全电发票政策要求,通过三种方式灵活实现全电发票结构化数据的采集:


· 中兴新云 FOL 票联系统支持通过OCR智能识别获取发票结构化数据;

· 用户可在中兴新云 FOL 费用报销系统上传发票原始文件(PDF/OFD/XML),系统将自动解析全电发票中的结构化数据;

· 中兴新云 FOL 票联系统预制电子发票(普通发票)、电子发票(增值税专用发票)模板,支持手工录入全电发票信息。


所有采集到的全电发票结构化数据都将在中兴新云 FOL 发票池中汇集沉淀,发票池通过接口服务与企业内外部系统集成对接,例如关联发票发起报账,报账系统获取发票结构化信息并自动录入单据,生成单据金额、出差城市及日期等信息,减少员工手工操作,提高报销信息准确性。发票与单据/凭证生成一对一或多对一关联关系,并可进行互相联查。


全电发票查验


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▲ 全电发票查验


对于新提交的全电发票,可通过与发票池内已报销发票信息进行比对,完成发票的自动查重,保证发票唯一性,防止员工重复报销。同时,中兴新云 FOL 发票池支持多维展示发票票面信息、状态信息及发票关联信息,实现对企业生产经营过程中涉及的全类型发票的集中管理,助力企业深度挖掘发票价值,实现发票管理的便捷化、智能化,辅助企业经营决策。


对于待验真的全电发票,中兴新云 FOL 发票池通过与税局查验平台对接,传输发票要素至税局查验平台,进行发票的自动验真。验真完成后,税局查验平台会将发票状态、发票明细等信息回传至发票池。发票池展示增值税发票的查验情况(成功、失败),对于未查验成功的,可手工发起查验。


全电发票认证


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▲ 全电发票认证


中兴新云 FOL 进项发票认证系统支持全电发票的自动认证,通过与税局系统和企业发票池对接,实现自动化、数字化的进项发票管理。系统根据可配置的税号,获取税局底账库中所有可勾选认证的发票数据,并根据底账库全量数据,与从发票池获取的发票报销入账状态等信息进行匹配,自动判断发票是否达到可认证条件。财务人员可根据入账状态和企业税务筹划需要,进行多维条件组合查询后批量勾选。进项发票认证系统将通过接口与税局系统进行数据交互,完成全电发票的集中批量认证。


全电发票归档


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▲ 全电发票归档


中兴新云 FOL 电子档案系统融合中兴新云多年电子档案信息系统实施经验,基于安全性、实用性和开放性原则,对电子档案的采集、归档、管理、借阅、鉴定、销毁进行全流程规范化管理,并支持对接收的电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测,帮助企业实现电子档案与实物档案的联动管理,使企业档案管理过程更便捷清晰、存储更完整安全。


中兴新云 FOL 电子档案系统通过与多系统集成,自动归集包括电子发票在内的全量档案信息,并根据内置编码规则,完成电子发票与其他类型的相关电子凭证的精准匹配、虚拟化分册归档。企业需要调用相关档案信息时,通过目录查询、关键字检索、综合查询、模糊检索等多种检索方式即可快速便捷地调阅相关信息,帮助企业构建起高效、便捷的财务档案数据仓库。


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