财务与会计 | 消费电子企业A公司销售流程业财一体化的探索与实践

发表时间:2023-03-28 15:59

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消费电子企业A公司销售流程

业财一体化的探索与实践


作者:赵旖旎 陈佳美

中兴新云服务有限公司

本文发表于《财务与会计》202305期


摘要:消费电子企业A公司充分分析识别市场销售流程中收入收款及售后环节的痛点与需求,通过优化财务工作流程、规划建设营收稽核平台、打通业财信息系统,将业务流程、核算流程、管理流程有机融合,建立起基于业务驱动的业财一体化处理流程,有效促进了A公司品牌竞争力提升。


一、A公司销售流程业财一体化建设背景


A公司是一家专注于智能配件和智能硬件设计、研发和销售的消费电子企业,采用自主研发设计加外协生产的重技术、轻资产、品牌化的运营模式。公司以线上销售为主,在此基础上逐渐渗透线下产品流通渠道,并积极布局海外市场,不断拓展销售渠道,正处于快速发展期。在技术进步推动消费电子智能化、集成化、多元化发展的背景下,面对产品生命周期短、更新换代速度快,行业产业链分工体系成熟、集中度不断提升的行业特点,A公司以市场为导向,通过调研市场需求、消费者偏好与售后反馈,持续加大研发投入,以持续创新构筑产品核心竞争力,以专业服务树立品牌美誉度。


高效准确的应收账款回款管理能够提升企业资金利用效率、降低资金链断裂风险,是A公司可持续经营和持续设计研发投入的关键。售后服务质量是提高用户感知、影响客户选择的重要因素,也是A公司洞察消费者需求的重要环节。因此,A公司积极探索市场销售流程中的业财一体化路径,通过高质量的财务服务支撑高效率的业务运营,加强市场销售环节的精细化管理,进而提升收入收款流程效率和专业化售后服务能力。


二、收入收款流程业财一体化探索


(一)收入收款流程现状


A公司持续推动国际线上线下双销售渠道建设,其收入收款流程分为线上、线下两个模式,包含收入确认、发票开具和回款管理三大部分,收入收款流程的信息化、自动化、智能化程度直接决定线上销售渠道中销售到回款的流程效率,以及线下销售与客户的交易效率。


1. 收入确认。在收入确认环节,线上销售渠道中的第三方电商销售平台将销售订单及销售出库信息传入企业订单系统,应收会计每月在第三方平台下载结算单对账后,根据对账单手工入账。在区域性贸易商、大型商超卖场等线下专业销售渠道,销售人员签订合同后,在企业订单系统录入订单信息,企业收到客户款项后发出货物,客户验收确认后为客户开具发票,销售信息由企业订单系统直推ERP(企业资源计划)系统销售模块完成核算自动入账。


2. 发票开具。线上销售渠道中,业务人员使用店铺发票平台自动为第三方开具电子发票,但发票平台与业务系统之间存在流程断点,开票信息不能自动反馈至业务系统,业务部门无法及时获知订单的开票状态。线下销售渠道中,业务人员只能通过邮件向财务提出开票申请,财务开具发票后将发票信息登记在表格台账中,线下的开票数据未做线上记录,常常需要财务人员手工核对已开具发票的订单。


3. 回款管理。在回款管理环节,对于线下销售渠道,出纳下载银行流水信息表格,分配给各应收会计,再由业务人员根据来款性质进行收款认领,出纳将认领结果录入ERP系统,整个环节均线下手工进行。对于线上销售渠道,资金平台只能推送收款流水信息,收款认领流程与线下销售模式相同,均需通过手工线下操作完成。


A公司通过对收入收款流程从业务源头到财务环节的梳理和分析,识别出流程中存在以下痛点:一是系统孤岛严重、流程断点较多。第三方平台的大量订单仍需财务在后台下载结算单对账后手动入账,非订单收入需财务手工在ERP系统创建发票确认收入。手工对账、开票、收款核销效率低、准确性差。二是收入收款流程中涉及出纳、业务人员、应收会计等多个岗位,线下沟通工作量大。三是大量的线下数据处理使业务数据与财务数据缺乏统一的标准,数据质量差,难以发挥数据价值。


(二)收入收款流程业财一体化做法


为进一步提升收入收款效率,A公司进行了一系列流程优化与再造,通过建设收款认领平台利用API(应用程序编程接口)、RPA(机器人流程自动化)等新技术,连通系统断点,提升收入收款环节效率,打造业财一体化收入收款流程。流程现状及优化示例见图1。


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▲ 图1 A公司收入收款流程现状及优化示例


1. 连通业财系统,收入确认自动化。一是结算单对账自动化。线上销售模式下,A公司通过开发API接口集成ERP与第三方电商销售平台,可使第三方电商平台自动推送应收账款确认信息至ERP系统,并运用客户对账机器人进行应收款项信息与结算单的核对。在系统接口与RPA自动化工具应用下,信息自动传输,大量对账业务自动处理,代替过去手工下载结算单、单独制作模板对账的过程,使结算单对账在系统中高效自动完成。二是开票信息自动关联。线下销售模式下,A公司通过API接口实现ERP与开票软件的对接,进行自动开票,开票信息自动回写至订单系统进行关联与匹配,避免财务人员大量的人工核对工作。通过上述两项措施,实现了从销售到收入确认的全流程在线一体化处理,消除了系统孤岛和流程断点。


2. 上线智能平台,回款管理智能化。A公司基于流程痛点,分析业务需求,上线智能收款认领平台进行回款自动认领,取代手工线下进行流水清分、收款核销的回款管理流程。智能收款认领平台主要包含流水管理、流水清分、来款确认、流水认领等功能模块,通过灵活配置自定义规则实现收款流水从接收、认领到入账全流程的智能管理。同时,平台前端与资金管理系统对接,可将资金系统的收款、收票流水统一同步至收款认领平台,后端与ERP系统进行对接,款项认领后信息可直接流转至ERP系统,使应收账款或预收账款核销自动完成。


具体应用流程为:首先财务机器人可自动抓取公司银行流水并导入资金系统,然后智能收款认领平台通过与资金系统的接口对接,同步获取收款与收票流水信息,并根据预先配置的匹配库规则将流水自动对应至核算主体或客户名下。然后由出纳人员在认领平台进行流水的清分和发布,平台可以对同集团或同主体之间的资金或票据调拨等无需认领的流水进行自动校验并关闭,而对于剩余待认领流水,则会根据系统预设规则自动进入对应财务人员或业务人员待认领池。业务人员和财务人员进行流水确认后,平台推送至ERP系统进行应收核销。


(三)建设成效


A公司通过API接口、财务机器人以及相关智能技术的应用,将收入收款环节中由人工手工操作、线下完成的工作转移至线上自动完成,取得了以下三方面成效。


1. 降低了沟通成本。智能收款认领平台通过权限配置,明确并规范出纳、业务人员、应收会计等多个岗位在收入收款环节的职责,减少线下沟通成本,在平台中设置相应操作权限,将回款认领业务线上化,清晰划分业务人员与财务人员职责,财务人员不必再通过反复的线下沟通认领款项,降低了人员的沟通成本。


2. 提升了回款效率。A公司通过开发系统接口连通线上流程断点,应用RPA代替大量重复性人工操作,使发票开具、收款收入匹配、流水获取、收款入账等流程线上自动完成,提升了财务业务处理效率,确保收入及时入账;通过系统灵活自定义配置各类自动化规则,实现资金或票据调拨流水自动清分、频繁交易流水自动认领,大大减轻了财务人员手工下载信息、开票、对账、流水处理的工作量,提升了回款效率。


3. 促进了应收管理精细化。A公司通过智能收款认领平台与资金系统、ERP系统的对接,整合财务业务信息,实现了收入收款全流程数据的线上化,在保证应收管理规范化的同时,为应收管理精细化提供了数据支持。


三、售后环节的业财一体化探索


(一)售后流程现状


A公司采用自主研发、外协生产的经营模式,在国际线上线下双销售渠道的销售模式下,售后业务中退款、退货流程类型较为复杂(见图2)。其中退款业务分为原路退款和非原路退款,退货业务存在海外销售仓库对接退至供应商返修、翻新等特殊情况。退款流程中,对于原路退款,客户在第三方电商平台提交退款申请,平台审核同意后,退款信息需由售后部门录入公司ERP系统销售模块进行退款操作及账务处理;对于非原路退款,客户对接售后部门,售后联系财务操作退款到指定账户。退货流程中,一是系统断点多,售后服务低效。订单系统中的退货订单数据未与仓储系统中的实际退货数据建立对应关系,导致退货订单的物流数据无法同步至仓储系统,仓库收到实际退货时难以追溯至对应的退货订单,退回货物的入库信息也无法回传至订单系统,导致退货订单积压无法及时处理。同时,不同系统中,退款信息需多次重复录入。第三方电商平台未与订单系统及ERP系统打通,客户退款申请审核通过后,付款信息需由业务人员重复录入ERP系统进行退款,影响退款效率。二是流程管理弱,售后数据缺失。货物报废、返修和翻新等业务没有统一的流程管理规范,导致相关业务效率低下。同时,因售后数据难以获取,财务无法基于售后数据分析支撑产品的设计研发优化,售后管理者更无法通过对翻新产品数、翻新产品利润贡献度等数据的分析实现售后精细化管理。


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▲ 图2 A公司退货/退款流程现状示例


(二)售后流程业财一体化做法


A公司针对售后流程中因业务流程不完整、系统之间未集成对接导致的售后业务低效现状,结合售后部门管理者对售后全链路的数据服务需求,通过系统对接与流程优化,强化财务对售后的基础支撑能力,打造了高效、智慧的业财一体化售后流程。


1. 流程优化,数据全面汇聚。A公司通过梳理业务流程与业务规则,明确规范售后业务操作、数据输入规则,全面沉淀售后业务相关数据。一是梳理货物报废、返修、翻新的退货全业务流程,明确各种退货处理模式下的业务规则,完善退货流程中的缺失环节,促使退货管理流程化和规范化,弥补售后产品翻新、返修等数据缺失;二是梳理业务规则,规范退货物流信息录入操作,改变因未要求退货客户填写物流及订单信息导致的退货产品与订单无法匹配的现象,避免退货订单的大量积压,同时使退货数据有源可依、有据可查。三是明确退货各环节涉及部门及人员的职责,规范对应业务操作,使退货业务流程标准清晰、运转流畅。


2. 系统对接,信息实时传递。A公司建立统一的库存中心,应用API将库存系统与订单系统对接集成,打通库存数据和订单数据;库存系统实时接收客户填写的退货订单物流信息,仓库收到货物时通过入库扫码建立货物与订单的匹配关系,并实时回传收货信息至订单系统。实现了对在库库存、在途库存、线上线下风险尚未转移的渠道库存的统一管理和数据可视化。同时,A公司打通ERP销售系统与第三方电商平台的接口,同步线上退款信息,取代人工二次录入,避免人工重复操作效率低和数据不准确,便于后续退款及对退换货商品维修、翻新等处理工作的快速开展。在售后环节提质增效的基础上,系统的对接集成实现了售后全流程数据的自动流转,为满足管理者的数据服务需求奠定了基础。


3. 数据分析,售后精细管理。为满足售后管理部门对于售后全链路的数据服务需求,A公司基于沉淀的全面数据基础,通过数据分析应用,向管理者全面展示销售环节业务的过去与现状,如某一时间段的销售数据、退货数、翻新数等,同时通过数据分析报告,使管理者掌握对应售后产品处理方式的利润贡献度等信息,辅助数据驱动的精细化售后管理。


(三)建设成效


1. 标准化流程规范售后服务。A公司通过售后环节报废、翻新等缺失流程的梳理和完善,保证售后服务环节的顺利流畅运转。同时,通过各环节部门及人员职责的明确及业务操作规范化,使售后服务操作流程透明清晰、高效衔接,避免规则不明确导致的业务处理环节缺失或重复,借此建立起有序、有责、高效运行的售后管理机制。


2. 信息化系统提升售后效率。A公司通过系统集成、流程有效衔接,以信息系统自动化处理取代信息下载、录入等人工重复操作环节,提升售后环节财务业务处理效率。同时,信息的采集与流转随业务活动实时进行,订单信息、物流信息与库存信息自动匹配、动态更新,业务处理过程中的数据根据一定的数据处理规则自动进入财务系统完成核算入账,便于后续售后订单处理、退款环节快速开展,提升售后效率。


3. 数据可视化助力售后管理。A公司通过系统集成、流程再造,实现售后全链路的数据全面采集输入、自动流转传递、全流程可查可溯,满足售后精细化管理的数据需求。比如,财务基于售后数据分析及可视化展示,可使售后部门管理者掌握售后服务进展以及产品退货、维修等情况;通过售后环节数据的多维分析,定位服务低效环节,提升售后服务质量;透过数据层层下钻,洞察产品功能、使用及价值薄弱点,优化产品设计,持续提升品牌核心竞争力。


作者简介:

赵旖旎,中兴新云服务有限公司副总裁


本文引用格式:

赵旖旎、陈佳美.消费电子企业A公司销售流程业财一体化的探索与实践[J].财务与会计,2023(05):60-63.


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